Outsourcing pracowników – na co powinien zwrócić uwagę pracodawca?
Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, zwiększającym się zatrudnieniem i potrzebą optymalizacji kosztów, przedsiębiorcy stają przed wieloma wyzwaniami. Jednym z rozwiązań jest outsourcing – przekazywanie procesów realizowanych wewnętrznie na zewnątrz, np. w obszarze kadr i płac, księgowości czy IT. Outsourcing może przyczynić się do zmniejszenia kosztów oraz poprawy jakości realizowanych zadań, ale wiąże się również z pewnymi ryzykami, w tym prawnymi. W tym artykule omówimy, jak unikać tych ryzyk oraz co pracodawca powinien wiedzieć o outsourcingu z perspektywy prawa pracy.
Czym jest outsourcing?
Outsourcing w znaczeniu prawnym odnosi się do sytuacji, w której firma decyduje się zlecić wykonanie pewnych procesów lub usług zewnętrznemu podmiotowi. Warto zaznaczyć, że w polskim prawie nie istnieje precyzyjna definicja outsourcingu. Jednak zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, outsourcing oznacza wydzielenie pewnych funkcji przedsiębiorstwa i przekazanie ich innym podmiotom. Z punktu widzenia prawa pracy, outsourcing staje się istotny w momencie, gdy wiąże się z przekazaniem pracowników do pracy na rzecz innego podmiotu – tzw. outsourcing pracowniczy.
Outsourcing pracowniczy jest często mylony z takimi pojęciami jak leasing pracowniczy, bodyleasing czy praca tymczasowa. Choć pojęcia te mają podobny cel – korzystanie z pracy osób zatrudnionych przez zewnętrzne firmy – istnieją między nimi istotne różnice, które warto poznać.
Outsourcing a praca tymczasowa
Praca tymczasowa jest zdefiniowana w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych i różni się od outsourcingu pracowniczego tym, że pracownicy tymczasowi wykonują swoje zadania pod bezpośrednim nadzorem i kierownictwem pracodawcy użytkownika. Outsourcing natomiast charakteryzuje się tym, że firma zlecająca pracę (insourcer) nie ma wpływu na sposób wykonania pracy przez zewnętrzny podmiot, a nadzór dotyczy tylko jakości świadczonych usług, a nie samego sposobu pracy.
Outsourcing a bodyleasing i leasing pracowniczy
W przypadku bodyleasingu oraz leasingu pracowniczego mamy do czynienia z sytuacjami, w których firma wynajmuje specjalistów z zewnętrznych firm na określony czas, często do realizacji specyficznych projektów (np. wdrożenie oprogramowania). Outsourcing natomiast zakłada, że podmiot zewnętrzny (outsourcer) realizuje całe procesy dla firmy zlecającej, używając własnych pracowników.
Umowa outsourcingowa w praktyce
Umowy outsourcingowe mogą być zawierane zarówno na podstawie standardowych umów cywilnoprawnych (umowa o świadczenie usług, umowa o dzieło), jak i na podstawie umów nienazwanych. Kluczowym elementem jest treść umowy, która powinna zawierać zapisy jednoznacznie wskazujące na outsourcing pracowniczy. Umowa musi określać, że outsourcer nie podlega kontroli ze strony insourcera. Jeśli w umowie nie zostanie precyzyjnie wskazane, że outsourcing nie dotyczy pracy tymczasowej, istnieje ryzyko, że firma może zostać objęta restrykcjami wynikającymi z ustawy o pracy tymczasowej.
Właściwie skonstruowana umowa outsourcingowa powinna określać:
- Jakie procesy i funkcje będą realizowane przez outsourcera,
- W jaki sposób outsourcer ma wykonać powierzone mu zadania (czy z własnymi pracownikami, czy przy pomocy pracowników insourcera),
- Jak będzie odbywać się kontrola jakości świadczonych usług.
Outsourcing a przejście zakładu pracy
Z perspektywy prawa pracy ważnym zagadnieniem jest przejście zakładu pracy w ramach outsourcingu. Zgodnie z art. 231 Kodeksu pracy, w przypadku przejęcia zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę, pracownicy przechodzą na nowego pracodawcę z zachowaniem ciągłości zatrudnienia. W kontekście outsourcingu może to oznaczać, że pracownicy powiązani z wydzielanymi procesami mogą zostać przeniesieni na zewnętrzną firmę, co wiąże się z koniecznością zawarcia odpowiedniej umowy oraz spełnienia obowiązków informacyjnych.
Warto również podkreślić, że jeśli dojdzie do przejścia zakładu pracy, pracownicy mają prawo rozwiązać stosunek pracy z zachowaniem krótkiego okresu wypowiedzenia (7 dni) w terminie dwóch miesięcy od przejścia zakładu pracy. W praktyce może to stanowić ryzyko odpływu kluczowego personelu, co wymaga odpowiednich zabezpieczeń, takich jak premia retencyjna.
Porozumienie trójstronne jako sposób outsource’owania pracowników
W przypadku, gdy outsourcing nie wiąże się z przejściem zakładu pracy, strony mogą zawrzeć porozumienie trójstronne, które umożliwi przeniesienie pracowników z insourcera do outsourcera. Takie porozumienie musi być korzystne dla pracowników i zachować ich dotychczasowe prawa, w tym uprawnienia związane ze stażem pracy.
Podsumowanie
Outsourcing pracowników jest legalną formą organizacyjną, która może przynieść przedsiębiorstwom liczne korzyści, takie jak obniżenie kosztów czy poprawa efektywności procesów. Warto jednak pamiętać, że wiąże się to z pewnymi ryzykami prawnymi. Aby uniknąć problemów, pracodawcy powinni starannie formułować umowy outsourcingowe, dbać o odpowiednią kontrolę jakości usług oraz przeprowadzać szczegółową analizę, czy outsourcing nie prowadzi do przejścia zakładu pracy. Pracodawcy powinni również pamiętać o przepisach związanych z przejęciem pracowników i odpowiednich zabezpieczeniach, aby zminimalizować ryzyko odpływu kluczowego personelu.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Outsourcing pracowników?