Ausländische Arbeitskräfte einstellen – Schritt für Schritt: Welche Dokumente sind erforderlich?

Die Einstellung ausländischer Arbeitskräfte in Polen ist ein Prozess, der zahlreiche Formalitäten mit sich bringt. Je nach Staatsangehörigkeit des potenziellen Mitarbeiters unterscheiden sich die Verfahren. Es ist daher wichtig, die wichtigsten Regeln und Unterlagen zu kennen, die vorbereitet werden müssen, um die Beschäftigung von Ausländern im Einklang mit dem polnischen Recht zu gestalten. In diesem Artikel stellen wir die Details zur Beschäftigung von Personen aus verschiedenen Ländern vor – einschließlich Bürgern der Europäischen Union (EU), des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und von außerhalb dieser Regionen – und beschreiben Schritt für Schritt das Verfahren zur Erlangung der erforderlichen Dokumente.

Beschäftigung von Ausländern – wichtigste Grundsätze

Die Einstellung eines ausländischen Mitarbeiters in Polen hängt eng mit dessen Aufenthaltsstatus und Staatsangehörigkeit zusammen. Arbeitgeber müssen einige grundlegende Regeln beachten, die davon abhängen, aus welchem Land der zukünftige Mitarbeiter stammt. Man unterscheidet drei Hauptgruppen:

1. EU-Bürger – benötigen weder eine Arbeitserlaubnis noch ein Visum, und ihre Beschäftigung erfordert keine zusätzlichen Formalitäten. Einzige Pflicht: Bei einem Aufenthalt über 3 Monate muss dieser bei der Woiwodschaftsbehörde gemeldet werden.
2. EWR-Bürger – analog zu EU-Bürgern benötigen auch sie keine Arbeitserlaubnis. Die Bedingungen entsprechen denen für EU-Bürger.
3. Nicht-EU- und Nicht-EWR-Bürger – ihre Beschäftigung erfordert eine Arbeitserlaubnis und ggf. eine Aufenthaltsgenehmigung (befristet oder unbefristet). Für Bürger bestimmter Länder (z. B. Ukraine, Armenien, Belarus, Moldawien, Georgien) gibt es ein vereinfachtes Verfahren, das eine Beschäftigung ohne Arbeitserlaubnis für maximal 6 Monate innerhalb von 12 Monaten ermöglicht.

Einstellung von EU-/EWR-Bürgern

Die Einstellung von EU-/EWR-Bürgern ist vergleichsweise unkompliziert, da sie keine zusätzlichen Genehmigungen benötigen. Das Verfahren entspricht weitgehend dem für polnische Staatsbürger. Möchte der ausländische Mitarbeiter länger als 3 Monate in Polen bleiben, muss er seinen Aufenthalt bei der zuständigen Woiwodschaftsbehörde anmelden.

Für den Arbeitgeber bedeutet das konkret:

• Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrags oder zivilrechtlichen Vertrags,
• Gewährleistung des gesetzlichen Mindestlohns oder Mindeststundenlohns,
• Überprüfung der Gültigkeit der Aufenthaltspapiere des Ausländers,
• Anmeldung bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS), falls der Ausländer sozial- und krankenversicherungspflichtig ist.

Einstellung von Nicht-EU-/Nicht-EWR-Bürgern

Die Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen ist komplexer und erfordert zwingend eine Arbeitserlaubnis. Je nach Art der Beschäftigung können verschiedene Arten von Arbeitserlaubnissen ausgestellt werden. Ebenso muss der Ausländer über eine gültige Aufenthaltsgenehmigung verfügen.

Arten von Arbeitserlaubnissen:

1. Typ A – für Ausländer mit einem Arbeitsvertrag bei einem in Polen registrierten Unternehmen. Das Gehalt muss dem vergleichbarer polnischer Arbeitnehmer entsprechen. Die Genehmigung ist maximal 3 Jahre gültig.
2. Typ B – für leitende Angestellte von Unternehmen mit Sitz in Polen. Bei Unternehmen mit über 25 Mitarbeitern kann die Genehmigung bis zu 5 Jahre gelten.
3. Typ C – für Mitarbeiter, die von einem ausländischen Unternehmen für mehr als 30 Tage jährlich in eine polnische Niederlassung entsandt werden.
4. Typ D – für Personen, die Dienstleistungen im Auftrag eines ausländischen Arbeitgebers ohne feste Niederlassung in Polen erbringen.
5. Typ E – für Arbeitnehmer, die aus anderen als unter B, C oder D genannten Gründen für über 30 Tage nach Polen entsandt werden.
6. Typ S – für Saisonarbeitskräfte, z. B. in der Landwirtschaft oder Gastronomie. Diese Genehmigung gilt maximal 9 Monate pro Jahr.

Schritt für Schritt – Arbeitserlaubnis Typ A beantragen

1. Überprüfung des Aufenthaltsstatus
   Bevor der Einstellungsprozess beginnt, muss der Aufenthaltsstatus des Ausländers geklärt sein. Mögliche Dokumente: Visum, befristete oder unbefristete Aufenthaltserlaubnis oder biometrischer Reisepass. Ukrainische Staatsbürger mit Kriegsfluchthintergrund können den temporären Schutz bis zum 4. März 2024 nutzen.
2. Antragstellung auf Arbeitserlaubnis
   Der Arbeitgeber muss den Antrag bei der zuständigen Woiwodschaft einreichen. Erforderliche Unterlagen:
   1. Erklärung über die Straffreiheit des Ausländers,
   1. Datenschutz-Informationsklauseln,
   1. Kopie des Ausweisdokuments,
   1. Bescheinigung des Arbeitsamts über fehlende geeignete einheimische Arbeitskräfte,
   1. Zahlungsnachweis der Antragsgebühr.
3. Anmeldung bei der ZUS
   Nach Arbeitsbeginn muss der Arbeitgeber den Ausländer innerhalb von 7 Tagen bei der Sozial- und Krankenversicherung (ZUS) anmelden.

Verlängerung der Arbeitserlaubnis

Die Arbeitserlaubnis Typ A gilt maximal 3 Jahre. Eine Verlängerung muss zwischen 90 und 30 Tagen vor Ablauf beantragt werden. Für ukrainische Staatsbürger ist keine Verlängerung erforderlich – es genügt, das Arbeitsverhältnis beim zuständigen Arbeitsamt zu melden.

Fazit

Die Beschäftigung von ausländischen Arbeitskräften in Polen erfordert je nach Herkunftsland und Aufenthaltsstatus verschiedene gesetzliche Schritte. Während die Einstellung von EU-/EWR-Bürgern relativ unkompliziert ist, sind bei Drittstaatsangehörigen zusätzliche Genehmigungen notwendig. Wichtig ist die rechtskonforme Abwicklung aller Formalitäten, um rechtliche und verwaltungstechnische Probleme zu vermeiden.

Quelle: https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/niezbednik-pracodawcy/jak-legalnie-zatrudnic-cudzoziemca

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