Was ist ein ATS-System und wie wählt man das ideale Tool für das Bewerbermanagement aus?

Die Personalbeschaffung ist ein Prozess, der nicht nur eine präzise Definition von Bedürfnissen und Anforderungen erfordert, sondern auch eine effektive Organisation. Je komplexer der Rekrutierungsprozess ist, desto schwieriger ist es, Bewerber und deren Bewerbungen zu verwalten. In diesem Zusammenhang ist eines der mächtigsten Werkzeuge, das die Rekrutierung erheblich erleichtern kann, ein ATS-System (Applicant Tracking System).

Was ist ein ATS-System?

Ein ATS ist eine Softwarelösung zur Automatisierung, Verwaltung und Optimierung von Bewerbungsprozessen. Die Hauptfunktion besteht darin, Bewerbungen zu sammeln, zu speichern und zu analysieren. Mit diesem Tool können Recruiter Bewerbungen effizient organisieren, den Fortschritt der Bewerber in den einzelnen Phasen des Prozesses verfolgen und Daten zur Effizienz der Rekrutierung auswerten.

In der Praxis ermöglicht ein ATS unter anderem folgende automatisierte Aufgaben:

• Sortierung von Bewerbungen,
• Bewertung und Vorauswahl von Kandidaten,
• Planung von Vorstellungsgesprächen,
• Erstellung von Bewerberberichten,
• Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern des HR-Teams.

Dank eines ATS wird der Rekrutierungsprozess strukturierter, effizienter und weniger zeitaufwendig.

Vorteile eines ATS-Systems

1. Steigerung der Effizienz im Rekrutierungsprozess
Ein ATS ermöglicht eine schnellere Verarbeitung von Bewerbungen und eliminiert zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten. Bewerbungen lassen sich nach Kriterien wie Erfahrung oder Fähigkeiten filtern, sodass geeignete Kandidaten leichter identifiziert werden können. Die zentrale Verwaltung aller Bewerbungen erleichtert die Übersicht über den aktuellen Stand des Prozesses.

2. Bessere Zusammenarbeit im HR-Team
Ein ATS erleichtert die Teamarbeit im Rekrutierungsteam. Alle Teammitglieder haben Zugriff auf dieselbe Datenbasis und können den Status von Bewerbern verfolgen oder Kommentare hinterlassen. Einige Systeme bieten zusätzlich eine kollaborative Funktion für Feedback und Entscheidungen in Echtzeit.

3. Automatisierte Kommunikation mit Bewerbern
Ein ATS unterstützt auch die Kommunikation mit Kandidaten. Automatisierte Nachrichten informieren über den Stand des Verfahrens, laden zu Interviews ein oder geben Rückmeldung über Entscheidungen. Dies spart Zeit und gewährleistet eine professionelle Kommunikation.

4. Verbesserte Analyse- und Reporting-Funktion
Mit Hilfe eines ATS können HR-Abteilungen Berichte erstellen, die z. B. Daten zur Anzahl der Bewerbungen, zur Dauer des Prozesses oder zur Effektivität einzelner Recruiting-Kanäle enthalten. Diese Erkenntnisse helfen, Prozesse zu optimieren und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Wie wählt man das passende ATS-System aus?

Die Wahl des richtigen ATS-Systems hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Es gibt viele Anbieter auf dem Markt, aber folgende Punkte sollten besonders beachtet werden:

1. Skalierbarkeit des Systems
Ein gutes ATS sollte mit dem Unternehmen mitwachsen können. Wenn ein Unternehmen expandiert, steigen auch die Anforderungen an das Bewerbermanagement – das System sollte darauf vorbereitet sein.

2. Integration mit anderen Tools
Ein ATS sollte sich mit anderen genutzten HR- oder Recruiting-Plattformen integrieren lassen. Die Kompatibilität mit Talent-Management-, HRM- oder Bewerberportalen vereinfacht die Prozessverwaltung.

3. Benutzerfreundlichkeit
Das System sollte intuitiv bedienbar sein – sowohl für Recruiter und Manager als auch für Bewerber. Eine komplizierte Bedienung kann zu Verzögerungen und Frustration führen.

4. Branchenspezifische Funktionen
Wichtig ist, dass das ATS Funktionen bietet, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Branche abgestimmt sind – etwa technische Fähigkeiten bei IT-Positionen oder kreative Portfolios im Marketing.

5. Kosten für Implementierung und Wartung
Ein ATS kann Lizenz-, Implementierungs- und Wartungskosten verursachen. Es ist wichtig zu prüfen, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis zum Budget und zu den Anforderungen des Unternehmens passt.

6. Datenschutz und Datensicherheit
Ein ATS muss strenge Sicherheitsstandards erfüllen, insbesondere in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten gemäß der DSGVO. Die Auswahl sollte daher auch datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigen.

Fazit

Ein ATS-System kann den Rekrutierungsprozess revolutionieren – es macht ihn effizienter, transparenter und schneller. Durch die passende Software können Bewerbungen optimal verwaltet, Ressourcen geschont und fundiertere Entscheidungen getroffen werden. Die Auswahl des richtigen ATS-Systems sollte auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sein – ein gut gewähltes System trägt maßgeblich zur Qualität des Rekrutierungsprozesses bei und hilft dabei, die besten Talente zu gewinnen.